SOFT İş Akışı ve Form Sistemi

SOFT İş Akışı ve Form Sistemi Uygulaması, bir firmanın operasyonel ve personel ihtiyaçlarından dolayı kullandığı form (Masraf, Satınalma Talep, Satınalma Teklif, İzin Talep, Avans Talep, Eğitim Talep, Muhasebe ve İK Kayıtlandırma, Avans ve Fatura Onay Formu vb.) ve dokümanlar ile E-Fatura, E-Arşiv Fatura verilerini alarak, onay süreçleri ile birlikte takip ve kontrol edilebilir verilere dönüştüren platform bağımsız bir uygulamadır. Bu formlar yetkiler dahilinde kullanıcılar tarafından manuel oluşturulabildiği gibi web servisler aracılığıyla dış sistemler tarafından da entegrasyon yöntemiyle kaydedilebilmektedir. Ayrıca sistem SOFT E-FATURA, SOFT E-ARŞİV FATURA Uygulamaları ile tam entegre olduğundan, bu modüllerdeki gelir ve gider faturaları otomatik olarak oluşabilmekte ve hem fatura onayı hem de ödeme onayı süreçleri tek form üzerinden yönetilebilmektedir.

Neler yapılabilir?

  • Çalışanların kullanıcı ve kodu ve parola ile sisteme giriş olanağı
  • Şirket içi kural ve hiyerarşiye uygun gelişmiş onay sistemi
  • Kişi, yöneticisi veya bir gruba göre onay listeleri oluşturma
  • Form için yapılacak iş akışının belirlenmesi (kayıtlandırma, belgelendirme gibi iş tanımlarının yapılması)
  • Platform bağımsız olarak form oluşturma ve onay isteme
  • Form içerisine dosya ekleme ve yetkili kullanıcıların erişiminin sağlanması
  • İzin, avans, eğitim isteklerinin formlar aracılığı ile yetkililere iletilmesi
  • Çalışan talebini girdiğinde bağlı bulunduğu yönetici veya yöneticiler için onay sürecinin otomatik olarak başlatılması
  • Onay beklenen formların takibi
  • Onay bekleyen formlar için Onay/Ret veya görüş isteme
  • Onay bildirim ve isteklerinin e-posta ile form ilgilisine iletilmesi
  • Formların tutarları, ilgili departmanı, içeriğindeki temel bilgiler vb. bilgilere göre gruplanarak, onaylayıcıların veya bilgilendirilmesi gereken kişilerin kolayca tanımlanabilmesi
  • Maksimum onay süresi dolan formların hatırlatılması veya sistem tarafından otomatik onaylanması
  • Mail üzerinden ilgilisi olunan formun görüntülenmesi ve Onay/Ret, görüş isteme işlemleri
  • Onay/ret yanıtlarının, açıklamaları ve varsa dosya ekleriyle birlikte yetki bazlı erişimine olanak verecek biçimde kayıt altına alınması
  • Onay süreci tamamlanmış formu referans vererek yeni form oluşturma (satınalma talep formu referans gösterilerek satınalma teklif formu oluşturma)
  • Fatura Onay Formu vb. form verilerinin dış sistemlerden alınması (XML)
  • Masraf kalem tanımı, satıcı firma tanım yapısı ile hızlı veri girişi
  • Personel bazında masraf form takibi yapılabilmesi
  • SOFTFİNANS İnsan Kaynakları Uygulaması ile entegre çalışarak sicil bilgisine göre avans hesap numarası masraf kodu ataması
  • Avans, izin, eğitim taleplerinin yönetici onayı sonrası İnsan Kaynakları onayına sunulması
  • İnsan Kaynakları onayı sonrası SOFTFİNANS İnsan Kaynaklar Yönetimi Uygulamasına otomatik kayıtlandırma
  • Masraf formlarından otomatik SOFTFİNANS Genel Muhasebe Uygulamasına mahsup fişi oluşturma
  • Form verilerinin doküman yönetim sisteminde saklanması
  • Geçmişe ait formların durumlarına, onaylayıcılarına veya temel bilgilerine göre sorgulanabilmesi formların tekli veya çoklu olarak PDF formatında indirilebilmesi